Huishoudelijk reglement
Artikel 1
Taken bestuur.
De bestuursleden van de vereniging Combi-Walcheren (verder: ‘de Combi’) hebben samen tot taak om het verenigingsbeleid uit te voeren. Een bestuurslid kan desgewenst (tijdelijk) meer dan één bestuursfunctie bekleden. Intern kan een bestuurslid worden aangesproken op de uitvoering van zijn taak. Extern is het hele bestuur gezamenlijk aansprakelijk voor het besturen van de Combi.
- De voorzitter
De voorzitter is woordvoerder van de Combi. Hij is belast met de leiding van alle bestuurs-, algemene en buitengewone ledenvergaderingen en draagt zorg voor het naleven van de statuten, het huishoudelijk reglement en de besluiten die in alle vergaderingen van de Combi zijn genomen.
In de jaarvergadering doet hij mededeling over de actuele gang van zaken in de Combi en over eventuele besluiten en voorstellen van het bestuur, al dan niet ter goedkeuring van de leden.
- De secretaris
De secretaris is belast met het voeren van de correspondentie namens de Combi, het bijhouden van de ledenadministratie van de Combi, het bijeenroepen van vergaderingen, het opmaken van de notulen van alle vergaderingen, het opmaken van de jaarverslagen van de Combi en het bewaren van de boeken en bescheiden van de Combi hetzij in schriftelijke, hetzij in digitale vorm.
In de jaarvergadering geeft hij een mondelinge toelichting op zijn op voorhand aan de leden verzonden schriftelijk jaarverslag van de Combi.
- De penningmeester
De penningmeester is belast met het beheren van de geldmiddelen van de Combi, het voeren van de financiële administratie, waaronder het opstellen van de rekening en verantwoording en de begroting van de Combi voor de jaarvergadering en het organiseren van de controle op deze stukken door de leden van de kascontrolecommissie. Na controle door die commissie doet hij over het beheer van de gelden verslag in de jaarvergadering en geeft hij een mondelinge toelichting op de actuele financiële situatie van de Combi en de begroting voor het volgende verenigingsjaar.
- De competitieleider
De competitieleider stelt per biljartseizoen het wedstrijdprogramma van de Combi op en hij stelt de speeldata voor dat seizoen vast.
Ook houdt hij wekelijks de uitslagen van de gespeelde wedstrijden en de standen van de deelnemende teams bij aan de hand van de gegevens die door hun wedstrijdleiders aan hem (bij voorkeur door middel van een wedstrijdformulier van de Combi) zijn gemaild. Hij maakt deze uitslagen en standen zo spoedig mogelijk bekend op de website combiwalcheren.nl
In de jaarvergadering geeft hij een mondelinge toelichting over het verloop van de competitie in het afgelopen seizoen.
Artikel 2
Kandidaatstelling en benoeming bestuursleden.
- De bestuursleden van de Combi worden door en uit de leden gekozen of herkozen in de jaarvergadering.
- De voorzitter wordt direct in functie gekozen. De overige bestuursleden verdelen hun taken in onderling overleg.
- Bij tussentijds bedanken van een bestuurslid wordt in de eerstvolgende jaarvergadering in de vacature voorzien. Het zittende bestuur is bevoegd om alvast in die tussentijdse vacature te voorzien voor de periode tot de eerstvolgende jaarvergadering.
- Kandidaten voor één van de opengevallen bestuursfuncties kunnen zich tot één dag voor aanvang van de jaarvergadering aanmelden bij het zittende bestuur van de Combi. Indien er voor de vacature meer kandidaten zijn beslist het hoogste aantal van de uitgebrachte geldige stemmen wie van die kandidaten in de vacature wordt benoemd. Bij een gelijk aantal stemmen beslist de stem van de voorzitter.
- De bestuursleden worden benoemd voor de tijd van drie jaar. Een aftredend bestuurslid is te allen tijde herkiesbaar.
- Jaarlijks treden ten hoogste twee bestuursleden af volgens een door het bestuur vast te stellen rooster.
Artikel 3
De kascontrolecommissie.
- De kascontrolecommissie bestaat uit drie leden, waarvan één reserve-lid, die geen deel mogen uitmaken van het bestuur van de Combi.
- De leden van de kascontrolecommissie worden benoemd voor de duur van twee jaar. Zij treden niet gelijktijdig af en zijn slechts éénmaal herbenoembaar.
- In de jaarvergadering treedt het langst zittende lid af, waarna het op de vorige jaarvergadering gekozen reserve-lid de open gevallen plaats inneemt. Tijdens de jaarvergadering wordt door en uit de leden van de Combi een ander persoon, als nieuw reserve-lid, gekozen.
- De kascontrolecommissie heeft tot taak ten minste eenmaal per jaar de boeken en bescheiden van de penningmeester te controleren en in de jaarvergadering verslag te doen van haar bevindingen.
- Na akkoordbevinding door de kascontrolecommissie en daarna verkregen goedkeuring van de totale rekening en verantwoording van de penningmeester, ontheft de jaarvergadering het bestuur van de Combi van zijn aansprakelijkheid voor het in het verstreken boekjaar gevoerde beleid.
Artikel 4
De jaarvergadering.
Op de agenda voor de jaarvergadering moeten in elk geval de volgende punten worden vermeld:
- Opening en mededelingen van de voorzitter.
- Vaststelling van de agenda (ingebrachte extra punten ter
bespreking/beslissing). - Notulen van de vorige jaarvergadering.
- Ingekomen en uitgaande stukken.
- Jaarverslag van de secretaris
- Verslag van de kascontrolecommissie.
- Verkiezing nieuw lid van de kascontrolecommissie.
- Financieel verslag en begroting van de penningmeester.
- Vaststellen van de nieuwe contributie.
- Jaarverslag van de competitieleider.
- Bestuursverkiezing.
- Bekendmaking van definitieve standen in de afgelopen competitie, alsmede prijsuitreiking, met de toekenning van de wisselbeker.
- Rondvraag.
- Sluiting.
Artikel 5
Procedure ontbinding en vereffening.
- De oproeping tot de algemene ledenvergadering waarbij wordt
voorgesteld de Combi te ontbinden moet ten minste twee weken
voor die datum aan de leden worden verzonden. - De algemene ledenvergadering is bevoegd na het besluit tot
ontbinding de alsdan zittende bestuursleden te ontslaan met
gelijktijdige benoeming van één of meer vereffenaars. - Het batig saldo na vereffening vervalt aan de teams
die ten tijde van het besluit tot ontbinding lid van de Combi waren. Ieder team ontvangt een gelijk deel. Bij het besluit tot ontbinding kan echter ook een andere bestemming aan het batig saldo worden gegeven. De algemene ledenvergadering wijst één of meer bewaarders aan. - Na de ontbinding blijft de Combi voortbestaan voor zover dit tot
vereffening van haar vermogen nodig is. Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van de statuten en het huishoudelijk reglement voor zover als mogelijk van kracht. In stukken en aankondigingen die van de Combi uitgaan moeten aan haar naam worden toegevoegd de woorden “in liquidatie”.
Artikel 6
Uitreiking statuten etc.
De leden kunnen via de website www.combiwalcheren.nl
de statuten, het Huishoudelijk Reglement en de Wedstrijd- & arbitrageregels downloaden.
Artikel 7
Slotbepaling.
Dit Huishoudelijk reglement vervangt het bestaande Huishoudelijk reglement en treedt in werking direct nadat de Algemene vergadering het heeft vastgesteld.
Vastgesteld door de Algemene ledenvergadering van de Combi
d.d. 2023.
De voorzitter, De secretaris,
Wim Bakker Jan Wisse
Combi-Walcheren